【レア情報】人材紹介マネジメント5つのマニュアルを公開｜ベストな業務フローを作る

人材紹介のマネジメントを行っているあなたには、こんな悩みがありませんか？

業務フローを設計する時って、設計したはいいものの「これで大丈夫かな…」って不安ありますよね？

マネジメント層になればなるほど、相談する相手は少なくなるものです。

私も、孤独と戦い、現場でトライ&エラーを繰り返してきました。

この記事では、私の実体験を踏まえて、業務フローに関するあなたの疑問に答えていきます。

人材紹介のベストな業務フローを作る5つのマネジメントマニュアル

5つのマネジメントノウハウとは、次の通り。

それぞれ詳しく説明していきます。

【人材紹介マネジメントマニュアル①】成約分析

まず、直近3年間の成約属性を分析しましょう。

なぜなら、分析することで自社の強みが分かるから。

強みが分かることで、選択と集中ができる。

選択と集中ができると、組織としての高い成果を出すことができる。

また、なぜ3年なのかというと、求人・求職者トレンドに対応するため。

トレンドを反映するためには、5年だと長すぎ、1年だと短すぎる。

ただ、3年前のトレンドが大きく変わっている場合は、2年に変更する。

具体的には、次の2つの要素で成約分析をしましょう。

データをクロス分析し、成約数と成約ウェイトを算出する。

次のような表を作ると分析がスムーズにいく。

こうすることで、自社の強みが分かる。

自社の強みを軸にして、事業計画を練っていく。

事業計画を作るときに、必ず参考にすべきIRデータは次の4つ。

もっと詳しく知りたい方は、こちらを参考にして下さい。

≫【要チェック】人材紹介の事業計画書を作るときに確認すべき4つのデータ｜IR情報が肝

【人材紹介マネジメントマニュアル②】KPI設定

事業計画を達成するためには、マイルストーンの設置が必要不可欠。

つまり、KGI・KPIの設定が重要ということ。

なぜなら、目標設定の粒度が大きすぎると、個々のメンバーは目標としての実感が沸かないから。

具体的に、KPI管理における2つのポイントは、次の通り。

人材紹介のKPI設定を有効に機能させるには改善リストを使う。

KPI改善リストを使うメリットは次の3点。

KPI管理が大きく失敗するケースは、行動KPIを偏重してしまうことによって起こります。

業務に慣れた段階からは、成果に近いプロセスKPIを中心に改善行動を指示していきましょう。

もっと詳しく知りたい方は、こちらを参考にして下さい。

≫【成果に直結させる】人材紹介KPI管理2つのポイント｜管理シートを無料公開

【人材紹介マネジメントマニュアル③】プロセス管理

メンバーの習熟度が低い場合、さらに細かなプロセス管理が求められる。

なぜなら、習熟度が低いということは、”行動の基準”ができていないということだから。

つまり「何を、どれだけ、どのようにやれば成果につながるのか」を理解できていない状態。

どのように行動すればKPIを達成でき、目標達成ができるのか。

解像度を上げる必要がある。

具体的に、プロセス管理は次の3ステップで行っていく。

もっと詳しく知りたい方は、こちらを参考にして下さい。

≫【部下の成長を加速させる】人材紹介のプロセス管理3ステップ

プロセス管理の実践の場は、基本的には1on1ミーティングとなる。

1on1ミーティングのポイントは、次の3つ。

もっと詳しく知りたい方は、こちらを参考にして下さい。

≫【マネージャー必見】1on1ミーティングの効果を最大化する3つのポイント

【人材紹介マネジメントマニュアル④】行動基準のマニュアル化

行動基準をマニュアル化しておくことは、非常に重要。

なぜなら、行動基準が社内で統一されるから。

基準が統一されると、成果のムラが少なくなる。

マニュアル設定で、特に注意すべきことは、次の2つ。

マニュアルが単なる”ルールブック”になると、不必要なルールまでマニュアルに入る。

不必要なルールまで入ると、ルールブックは肥大化する。

肥大化すると、結局何が重要なのか分からなくなる。

結果、本来の”行動基準を明確化する”という目的から逸脱してしまう。

あくまで”成果を生み出すためのマニュアル”にすることが重要。

また、特に新人は「何からやるべきなのか」の判断ミスをしがち。

なぜなら、人材紹介業は業務量が多く、判断ミスが起きやすい環境だから。

多くの新人がミスをする優先順位に基準を設定することで、全体の生産性を上げることができる。

【人材紹介マネジメントマニュアル⑤】情報連携

情報連携の設計は、最も重要なノウハウだと言っても過言ではない。

なぜなら、全ての営業活動の源泉は情報にあるから。

情報が蓄積されるからこそ、様々な意思決定ができる。

具体的に、情報連携の設計は、次の3段階で行う。

それぞれ内容を説明すると、次の通り。

下に向かって、より情報濃度が濃くなっている。

設計方法については、各社使っているシステムが異なるので、一概には言えない。

ただし、共通して言えることは、入力フォームは固定化した方がいいということ。

言い換えれば、自由記入欄は極力少なくした方がいいということ。

なぜなら、個々の解釈の違いを認めると、ストックされる情報の種類がバラバラになるから。

情報の統一性がなければ、情報の利用価値は半減する。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問を感じますよね？

リーダークラスの業務フロー理解度を上げる3ステップ

リーダークラスの理解度が低い場合、対応方法は次の3段階。

そもそも、なぜリーダークラスへの理解を促進していく必要があるのでしょうか。

それは、組織の業務フローをメンバークラスまで浸透させるため。

浸透させるハブになるのが、リーダークラス。

リーダークラスに浸透しなければ、メンバークラスには浸透しない。

対応していく順番は、上から順に実施していく。

なぜなら、上から順に実施すると、リーダークラスの業務フロー理解度を計ることができるから。

また、必要以上のサポートで部下の成長を疎外することのないようにする。

ミーティング内で「理解できている」とあなたが感じた場合は、段階を引き上げていく。

そうすることで、あなたの有限な時間を組織内で最適配分できる。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問を感じますよね？

マネジメントマニュアルを読んだ後に考えられるあなたの3つの方向性

この記事をここまで読んでくれているということは、マネジメント業務をしながらも何かしらに悩んでいるということですよね？

私も多くのマネージャーの育成を行ってきて、多くの悩みに触れてきました。

多くの悩みの原因は次の3つに集約されます。

悩みの種類別に対処法をお知らせします。

【悩み①】基礎力が足らない

マネージャーとしての基礎力を身に付けるには、読書と動画学習がおすすめ。

私自身がマネジメントスキルを上げるきっかけになった本を3冊紹介する。

この3冊の本は私にとっての「マネジメント」の概念を変えてくれました。

あなたはこんな考え方を持っていませんか？

と感じるようであれば、ぜひ本を手に取ってみてください。

ちなみに、通勤時間を知識のインプットに使えていますか？

という声が聞こえてきそうです。

そんなあなたにおすすめしたいのが、AirPodsとflier（フライヤー）の最強コンボ。

この2つを使えば、満員電車でも手軽に知識のインプットができる。

flier（フライヤー）は本の音声要約サービス。

というせっかちな人でも大丈夫。

なぜなら、1冊10分にまとまっているから。

音声学習をしていると、満員電車の中で一生懸命スマホをいじる必要もない。

立っていることも苦になりません。

私自身は行きの電車で必ず聞くようにしています。

頭が疲れてしまっているので、帰りは学習時間に充てられないのが正直なところ…

行きの電車でインプットは終えてしまうのがおすすめ。

flierのコンテンツの中には上記でおすすめした「エッセンシャル思考」も入っています。

登録から7日間は無料なので、本を買わなくても実質無料で聞けてしまいます。

というあなたにはオーディオブックがおすすめ。

flierとは違い、一冊丸ごと聞くことができます。

というあなたにはUdemyがおすすめ。

Udemyは世界最大級のオンライン学習サイト。

1講座あたり数千円〜数万円程度で単品購入できる。

必要に応じて購入できるので、サブスクよりもコスパがいい。

また、次の2点において安心感もある。

個人的には伊庭正康さんの講座がおすすめ。

平均評価ポイントは5ポイント中4ポイントを超えています。

マネジメント向けの講座だと次のようなものがある。

【悩み②】実践が足らない

対処法はシンプルです。

この記事を読みながら「正しいやり方で改善を繰り返す」のみ。

と思ったあなた。

要注意です。

マネジメント業務を「ひたすら繰り返している」だけになっていませんか？

ポイントは「正しいやり方で」のところ。

部下の成果が向上していなければ、アプローチ方法が根本的に間違っている可能性が高い。

根本的問題を確認し、最短の解決方法を考える型を身に付けましょう。

マネジメントの難しさは、ただ数をこなすだけでは全く成長しないところ。

という状況が残酷なことに多く起こる。

この記事を参考に「正しいやり方」を学んで、最短経路を歩んでください。

【悩み③】向いていない

スキルアップもして、実践もして、それでもマネージャーとしての成果が半年間全く出なければ、向いていません。

なぜなら私が見てきた中では、早い人なら3か月で、遅い人でも半年でマネジメントのコツをつかみ始めるから。

という状況なら、向いていません。

上司に「プレーヤーに戻してもらいたい」旨を伝えましょう。

と、私が思う理由は次の2つ。

ただ、注意してほしいのは、「その時は」という話。

後からのスキルアップでマネジメントはできるようになります。

まとめ：人材紹介の業務フロー設計はマニュアルを元に作り、浸透させ、自走させる

それでは、今日の内容を振り返ります。

5つのマネジメントノウハウとは、次の通り。

リーダークラスの理解度が低い場合、対応方法は次の3段階。

マネジメントに関する多くの悩みの原因は次の3つに集約されます。

それぞれについて、解決策を解説しました。

ここまで記事を読んだあなたなら、人材紹介の最強業務フローを作れるイメージがつかめてきたはず。

そうなると、メンバーの業務も改めて復習して、さらに完璧なフローを作りたくなりませんか？

そんなあなたは、こちらの記事も参考にしてください。

というあなたは、こちらを参考にしてください。

≫【知らなきゃ危険】人材紹介の現場でおさえておくべき19の法律知識｜4つはマスター必須

最後までご覧いただき、ありがとうございました。