【部下の成長を加速させる】人材紹介のプロセス管理3ステップ

人材紹介会社でマネジメントをするあなたは、次のような悩みを抱えていませんか？

KPI設定は多くの会社で行われている。

ただ、その”運用面”については、あまり論じられないことが多い。

営業職全体の”プロセス管理論”はあれど、人材紹介業にどう適用していいか悩みますよね？

私も、外部のマネジメント研修を多く受けてきたのでよく分かります。

この記事では、人材紹介に特化したプロセス管理手法について、最適解をお伝えします。

人材紹介のプロセス管理3ステップ｜管理シートを無料公開

プロセス管理は、次の3ステップで行う。

そもそも、なぜプロセス管理を行う必要があるのかというと、理由は次の2つ。

まずは、ここで”プロセス管理シート”を無料公開します。

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では、各ステップを具体的に解説していきます。

【ステップ1】目標時間の設定

目標時間の設定に当たっては、次の3項目を設定する。

それぞれのポイントについて、説明します。

行動項目

行動項目として設定する内容は、KPIに設定した項目と連動するものに限定します。

なぜなら、連動していないと次の2つのデメリットがあるから。

単位あたり標準時間

単位当たり標準時間とは、その業務を行うのに1アクション当たり何分かかるか、という時間のこと。

設定時の注意点は、基準を”トップコンサルタント”にしないということ。

目標達成をしているコンサルタントの中央値を取る。

なぜなら、目標値は”頑張れば届きそうな値”であることが精神衛生上重要だから。

トップコンサルタントの標準時間は、下位のメンバーからすれば、非現実的な設定値に映る。

確かに「全員をハイパフォーマーにしたい！」というマネージャーの気持ちもわかります。

しかし、ハイパフォーマーとローパフォーマーには、そもそも2つの違いがある。

だからこそ、”2：6：2の法則”が成り立つ。

2：6：2の法則とは、組織では人のパフォーマンスが上位層20％、中間層60％、下位層20％に分かれるという法則。

標準時間を”中の上”に設定し、60％の中間層をいかに引き上げるかが重要。

予定行動時間

予定行動時間とは、どの行動をどの程度やる予定か、を設計する項目。

ポイントは、スケジュールと連動させること。

なぜなら、スケジュールに落とさなければ、予定を実行できず、絵に描いた餅になってしまうから。

計画をすることよりも、確実に実行されることの方が遥かに重要。

【ステップ2】実績時間の取得

実際にプロセス管理を始めると、ボトルネックとなるのが実績時間の取得。

簡単に言えば”入力作業が面倒で徹底されない”ということがよく起こる。

なぜなら、コンサルタントとしては、成果に直結する業務を優先するから。

これ自体は健全な考え方。

では、どうしたらよいかというと、答えは”データ取得を自動化する”ということ。

具体的には、次の2つ。

逆に、マズイのは”プロセス管理のために新たな業務を増やす”ということ。

なぜなら、マネージャーにとっては管理業務が増える。

コンサルタントにとっては報告業務が増える。

そうすると、組織全体の生産性が落ちるから。

パッケージソフト導入の検討

まずは、パッケージソフトの費用対効果を判断していきます。

判断のポイントは、次の4つ。

特に、現在使用しているスケジュール管理ツールとパッケージソフトがAPI連携できるかどうかは、大きなポイント。

API連携ができれば、導入はとてもスムーズになる。

なぜなら、スケジュールから工数を自動抽出できるから。

Googleスケジュールを使っていると、多くのソフトがAPI連携しているので、導入はスムーズ。

スケジュール管理ツールの流用

API連携ができないようであれば、スケジュール管理ツールの仕様を変えて、実績時間の把握をしていく。

パッケージソフトを導入しないメリットは次の3つ。

スケジュール管理ツールの流用のデメリットは、アナログ集計作業が発生すること。

具体的な作業内容としては、次の通り。

スケジュールからのデータ集計・入力は、RPAを活用すると効率的。

RPAは、無料のもので十分対応可能な作業レベル。

RPAが使えると、デメリットをカバーできる。

【ステップ3】差異分析

最後に、揃えたデータを元に差異分析をしていく。

具体的には、次の2ステップ。

未達の差異分析の中でも、特に差異の幅が大きい項目から着手します。

つまり、バケツの底に開いた穴のうち、大きい穴から順番に埋めていくということ。

どのように差を埋めていくかのヒントは、達成しているKPI項目にある。

予定通り水が組めているバケツを見て、なぜうまくいっているのかを考える。

そして、どう穴を埋めていくかを考えるという流れ。

個々のコンサルタントの得意や長所を活かして、不得意や短所を補填できるのがベスト。

なぜなら、本人の仕事のモチベーションも上がるから。

この辺りの個々の指導は、1on1ミーティングにて行っていきます。

≫1on1ミーティングの効果を最大化する3つのポイント

ここまで読んだあなたは、次のような疑問を持ちますよね？

人材紹介のプロセス管理に強弱を付ける2ステップ

プロセス管理に強弱を付ける方法は、次の2ステップ。

なぜ強弱をつけていく必要があるのかというと、理由は次の2つ。

最初に示したプロセス管理は、最も細かい管理手法。

想定としては、１年目のコンサルタントを対象としている。

メリットは、正確に状況分析・把握ができるという点。

一方で、デメリットは、次の2点。

ここで、強弱を付ける必要が出てくる。

【ステップ1】 差異分析対象を減らしていく

差異分析対象を減らす基準は、次の2つ。

上流工程のKPI項目とは、最終成果（売上）に近いKPI項目のこと。

基準を満たしている場合、徐々に目標と実績のみの確認に留める項目を増やしていく。

つまり、数値のみの確認に留めていく。

言い換えれば、未達要因や達成要因の確認を省いていくということ。

【ステップ2】 管理項目を減らしていく

管理項目を減らしていく具体的内容としては、下流工程の確認を減らしていくということ。

例えば、”テレアポリストの作成”や”商談数”など。

項目自体を徐々に減らしていく。

このように、強弱を付けることによって、次の2つの効果を得られる。

まとめ：人材紹介のプロセス管理はマイクロマネジメント＋リソースの最適配分がポイント

それでは、今日の内容をまとめていきます。

プロセス管理は、次の3ステップで行う。

プロセス管理に強弱を付ける方法は、次の2ステップ。

ここまで読んだあなたは、きっとプロセス管理についてのイメージがついてきたはず。

そうすると、KPI設計や1on1ミーティングのやり方についても気になりますよね？

そんなあなたは、こちらも参考にしてください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。