【レア情報】転職エージェントが面接同席をする方法を5ステップで解説

リクルーティングアドバイザーのあなたには、次のような悩みはありませんか？

「面接同席」って言葉は聞いたことありますよね？

読んで字のごとく、求職者の面接に同席することです。

ただ…

という人は多いんじゃないでしょうか？

なぜかというと、教える側が教えづらい内容だからです。

仮にOJTをしようと思っても、登場人物が多すぎる。

ただでさえ人数が多いのに、ここにあなたが登場すると収集がつかなくなります。

あまり語られることのない、面接同席のノウハウをこの記事で学んでいってください。

面接通過率を上げることのできる面接同席の行う具体的な流れが分かります。

転職エージェントが行う面接同席5ステップ

そもそも、どんな場合に面接同席をした方がよいでしょう？

面接同席をした方が効果的なケースは、次の2つです。

それぞれの原因は、次の通り。

これらの原因を解決する手段として、面接同席を次の5ステップで行います。

それぞれのステップを詳しく解説していきます。

【面接同席ステップ①】事前に了承を得る

採用担当者と求職者双方から事前に了承を得ておきます。

具体的には「なぜ、面接同席をする必要があるのか」を説明し、了承を得ます。

事前調整が足りないと「やっぱり面接同席はしてほしくない」というリアクションが出てきてしまうので、要注意です。

調整の順番は、「採用担当者→求職者」の順番で行う方がスムーズ。

なぜなら、採用担当者に断られる確率のほうが高いからです。

断られる主な理由は、次のような採用担当者の心理。

採用担当者がメリットを感じられるように、同席する目的を説明しましょう。

目的の伝え方は、次の2つ。

視野が狭いと、「求職者の意向確認をしたい」という意図だけをプッシュしてしまいがちです。

という意図が見え見えな状態。

しかし、採用担当者としては、必ずしもその求職者だけを選考しているわけではない。

という思いを持っています。

2つの目的を両方伝えなければ、採用担当者にメリットを感じてもらうことができません。

というスタンスを伝えていきましょう。

【面接同席ステップ②】面接前の打ち合わせ（採用担当者）

面接前の打ち合わせのタイミングで行うことは、次の3つです。

面接前の打ち合わせには、採用担当者だけでなく、担当者の上司も参加するケースもあります。

既に採用担当者に説明している内容も再度説明しましょう。

なぜなら、採用担当者がすべての情報を上司に説明できているとは限らないから。

タイミングとしては、面接2営業日前までには済ましておきたいところ。

なぜなら、キャリアアドバイザーと求職者とのやりとりに余裕を持たせたいから。

余裕のあるスケジュールは、次の通り。

ただ、実際のところは面接当日になるというパターンもあります。

その場合、慌ただしくなりますので、求職者との密な連絡のやりとりが必要です。

【確認すること①】面接同席の流れ

確認する”流れ”の内容は、次の3つ。

と思うかもしれません。

ただ、3つの説明をしておかないと、入退室したタイミングでワタワタします。

初の面接同席の場合は、特にです。

そのワタワタは、求職者の集中力を乱してしまいます。

余計な気を遣わせてしまうので、要注意。

3つの確認の目的は、採用担当者が次の2つをイメージできるようになることです。

採用担当者として、面接同席を受けた経験がない場合は、特に丁寧に説明をします。

次のように全体的にイメージがつかめていない状態になっているからです。

【面接同席の流れ①】リクルーティングアドバイザーの座る位置

リクルーティングアドバイザーが座る位置は、次の2パターン。

どちらが好ましいかは、採用担当者との距離感や流れ②の”リクルーティングアドバイザーの役割”によって決めましょう。

【面接同席の流れ②】リクルーティングアドバイザーの役割

面接同席のシーンにおいては、基本的に”オブザーバー”としての役割に留めます。

なぜなら、リクルーティングアドバイザーは採用者ではないからです。

前面に出ることで、採用者が採否の判断をする邪魔になる、影響を与えるのはNGです。

「基本的には」と書いたのは、面接内でしてはいけないNG質問が出てしまった場合は、止めに入る必要があるからです。

NG質問とは、大きく分けると次の2項目です。

と思った方は、詳しくはこちらの記事を参考にしてください。

≫【リクルーティングアドバイザー必見】面接で気を付けなければいけない11項目のNG質問

【面接同席の流れ③】面接後の段取り

面接後の段取りとしては、次の4つの流れを伝えます。

面接前後の流れを確認しておくことで、次のような失敗を防げます。

私も、段取り不足で打合せできずに帰る、なんてことがありました…。

面接後の打合せができないと、面接同席をする効果が半減してしまいます。

【確認すること②】面接前準備の内容を再確認

面接前日までに採用担当者とのすり合わせは完了していますか？

次の2つの準備はマストです。

という方は、こちらの記事で復習しておいてください。

≫【リクルーティングアドバイザー必見】面接前フォロー｜なぜ面接で落ちる？採用担当者に確認すべき2つのポイント

ここでは、事前確認をした2つの内容をリマインドします。

という具合です。

リマインドをしておくことで、次の2つの効果があります。

【面接同席ステップ③】面接同席

面接同席での確認ポイントは、次の3つです。

採用スキルの見極めで重要なのは、特に採用スキルが低いパターンです。

などの求職者のマイナスのリアクションを予想しておきます。

予想を元に、やるべきことは2つ。

面接では基本的に「オブザーバー」の立ち位置ですが、あまりに採用スキルが低い場合はフォロー質問をします。

という具合。

「個人的な興味」と言っておいた方が、「オブザーバー」の立場からの質問が切り出しやすい。

そうは言っても、もちろん個人的な興味で質問するわけではない。

求職者が興味、疑問に思っていて、質問できていないことを質問します。

面接後にも求職者をフォローします。

という具合。

採用スキルを見極めておくことで「どの程度フォローする必要があるか」の基準ができます。

アピールポイントと懸念については、以下2つの内容を確認します。

リマインドでやることと、同じ視点です。

面接が終了したタイミングで、「場の締め」の役割を求められることもあります。

と求められるイメージです。

その場合は、以下の3点をコンパクトに伝えて対応しましょう。

【面接同席ステップ④】面接後の意向確認（求職者）

面接終了後、求職者と共に一度退室をします。

その後、オフィス外で求職者に以下5つのポイントをヒアリングします。

本来5つのポイント確認は、キャリアアドバイザーの仕事です。

ただ、面接同席をした場合は、リクルーティングアドバイザーが対応していきます。

なぜなら、面接後の打ち合わせで採用担当者に即伝えたい情報だから。

成約率を高めるのに必要な情報です。

ヒアリングポイントについてもっと詳細が知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。

≫【キャリアアドバイザー必見】面接後の求職者フォロー5ステップ｜選考企業比較表を無料公開

【面接同席ステップ⑤】面接後の打ち合わせ（採用担当者）

同席をすると、リクルーティングアドバイザーと採用担当者の採用基準が合っていきます。

合っているかどうかは、この打ち合わせの一言目で分かります。

という具合。

採用担当者から話を聞く前に選考結果が分かっている状態になれば、採用照準が合っている証拠です。

求職者からのヒアリングを終え次第、採用担当者との打ち合わせに戻ります。

ここで一つ注意点があります。

変に「硬く」ならないように気を付けてください。

なぜなら、今まで求職者が「面接」を受けていた席にあなたが座るからです。

という感覚になるので、「営業スイッチ」に切り替えましょう。

打ち合わせに際しては、採用担当者側の3パターンのリアクションを想定し、確認していきましょう。

求職者のリアクション3パターン×採用担当者のリアクション3パターン＝9パターンになります。

面接同席をしている場合、求職者側の意向は確認できているので、求人企業側の3パターンを想定しておきましょう。

それぞれのパターンで対応方法を解説していきます。

【パターン①】採用意欲が高い場合

企業側の採用意欲が高い場合、次の3点を確認します。

【確認ポイント①】採用意欲が高い理由

採用したい理由の確認は重要です。

なぜなら、求職者が入社を決める理由にもなり得るから。

つまりクロージングの材料になる、ということ。

細かく確認しましょう。

クロージングについて詳しく知りたい方は、こちらをどうぞ。

≫人材紹介会社のキャリアアドバイザー2つのクロージングテクニック【内定者心理を理解する】

【確認ポイント②】次回以降の選考スケジュール

選考スケジュールとは具体的には、次回選考～内定～入社の想定スケジュールです。

選考で競合する他社とのスケジュール調整において重要な情報となります。

などの提案ができます。

【確認ポイント③】想定オファー条件

この段階では、まだオファー条件は固まっていないことがほとんど。

ただ、ざっくりとした相場感だけでもつかめれば、仮クロージングの材料になります。

仮クロージングについて、詳しく知りたい方はこちら。

≫【内定承諾率が上がる】キャリアアドバイザーがクロージングを行う前の準備3ステップ

面接後のフォロー内容詳細はこちらの記事で解説しています。

≫【リクルーティングアドバイザー必見】面接終了後にすべき採用担当者フォロー｜内定率を上げる3つのパターン別サポート方法

【パターン②】採用懸念がある場合

面接前の「すり合わせ内容」と比較をしながら、次の3点を確認します。

言い換えると、次の通りです。

【パターン③】採用意欲が低い場合

採用意欲が低い場合であっても、その理由を確認しておきましょう。

なぜなら、次の3つのメリットがあるから。

起死回生のヒントとは、次のシーンで必要となります。

というヒントを探ります。

お見送りの理由は、抽象的になりがち。

なぜなら、採用担当者は落とした求職者に興味がないから。

よくあるパターンは、次の通り。

そこで、理由確認のコツは、足りない点を具体的に聞くこと。

という具合。

パターン①②③を解説してきました。

いずれのパターンにおいても共通しているのは、すぐにキャリアアドバイザーに情報共有すること。

選考の後半では、情報の正確性とスピードが命です。

なぜなら、求職者の心理が変化しやすい段階だから。

最も正確でスピーディーな情報入手ルートを追及していきましょう。

ここまで読んだあなたは、次のような疑問を持ちませんか？

【WEB面接編】転職エージェントが面接同席をする2つのポイント

最近は、リモートワークの導入が進んだことで、WEB面接を実施する企業も増えてきました。

リクルーティングアドバイザーとしては好都合です。

なぜなら、WEB面接には面接同席の3つのメリットがあるから。

WEB面接の場合でも、5ステップの大まかな流れは変わりません。

復習しておくと、次の通り。

対応の異なるポイントは、5ステップのうち次の2つ。

【対応の違うところ①】面接前の打合せ

WEB面接同席の場合、違うポイントは【やること①】の部分。

通常だと、次の3つ。

具体的には【やること①】のうち、「座る位置」「面接終了後の段取り」の部分が違います。

通常だと、次の3つ。

と思いますよね。

リクルーティングアドバイザーの「マイク」と「ビデオ」の扱いについての話です。

オフにして参加することを事前に説明しておきます。

それぞれ、理由は次の通り。

余計な音、余計な映像はない方がいい、ということです。

WEB面接同席の流れを説明します。

対面面接の場合だと、次の通り。

WEB面接の場合だと、次の通り。

【対応の違うところ②】面接後の打合せ

対面の場合、求職者の意向確認は退出後に行いました。

WEB面接の場合は、これを電話にします。

採用担当者とのWEB会議は、マイクとビデオをオフにして、求職者と電話をします。

この流れについては、事前にキャリアアドバイザーから求職者に伝えておいてもらいましょう。

事前説明をしておくと、当日スムーズに進めらます。

当日の連絡をキャリアアドバイザーからしてもらう方法もあるにはあります。

ただ、次の2つの理由から、リクルーティングアドバイザーから連絡をした方が、好ましいです。

まとめ：転職エージェントは面接同席を有効活用すれば内定率アップができる

本日の振り返りをします。

面接同席の5ステップとは、次の通りです。

WEB面接の場合に対応の異なるポイントは、5ステップのうち次の2つ。

ここまで読んだあなたなら、面接同席の全体イメージや動き方がつかめたんじゃないでしょうか。

そうなると、次のような疑問が生まれますよね？

そんなあなたはこちらを参考にしてください。

そんなあなたはこちらを参考にしてください。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。